Règlement d’ordre intérieur (ROI) de l’asbl Maison de village – Burnontige, Les Enclos, 6, 4190 Burnontige (Ferrières)

 

 

1. Généralités

 

Le présent ROI a pour objectif de préciser les modalités pratiques du fonctionnement de l’asbl. Il complète les dispositions statutaires auxquelles il est conforme.

 

Il a été adopté par le Conseil d’administration en date du 8 octobre 2014 et approuvé par l’Assemblée générale le 8 octobre 2014.

 

L’asbl Maison de Village – Burnontige a pour objet l’animation participative du village de Burnontige, y inclus les hameaux du Trou et du Raumont.

 

L’asbl Maison de Village – Burnontige est une organisation citoyenne indépendante et pluraliste.

 

Les activités et services organisés par l’asbl sont ouverts à tous sans aucune discrimination, pour autant qu’ils ne manifestent pas de propos ou d’attitudes racistes ou xénophobes et qu’ils s’interdisent tout actes pouvant nuire à la sécurité des personnes et des biens.

 

2. Les membres

 

• Les premiers membres sont les personnes qui ont signé l’acte de constitution de l’association, le 21 mars 2014. Quiconque peut également devenir membre de l’association, dans les limites définies à l’article 8 des statuts, en remplissant un formulaire par lequel il reconnaît avoir reçu les statuts de l’asbl et le présent ROI. Un registre des membres est tenu au secrétariat de l’association.

 

• La qualité de membre de l’association permet de participer aux assemblées générales et de prendre part aux votes. Les membres exercent ainsi un contrôle sur la gestion de l’asbl et participent aux décisions importantes.

 

3. Le CA

 

3.1 Chaque membre du CA en sa qualité d’administrateur a comme mission notamment :

• de promouvoir le bon fonctionnement de l’ASBL et la réalisation de ses objectifs ;

• d’assurer la pérennité de l’ASBL ;

• de collaborer aux décisions à prendre en CA ;

• d’intervenir comme personne ressource pour aider une équipe ou un membre qui en aurait besoin lors d’une activité programmée ;

• de faire profiter l’ASBL de ses compétences ou savoirs particuliers.

 

3.2 Les débats qui se tiennent lors des réunions du CA sont confidentiels. Les administrateurs respectent un devoir de discrétion vis-à-vis de l’extérieur.

 

3.3 Les décisions se prennent autant que possible au consensus. Elles sont assumées de façon collégiale et solidaire.

 

3.4 Répartition des fonctions et des responsabilités.

 

Le CA désigne parmi ses membres :

 

 

un président qui :

 

• coordonne et dynamise le CA ;

• représente l’ASBL dans les actes officiels et chaque fois que l’intérêt de l’ASBL le justifie, notamment dans les relations avec le Collège communal de Ferrières ;

• veille au développement et au respect des objectifs de l’ASBL ;

• veille à ce que chaque administrateur exécute les responsabilités qui lui ont été confiées et veille à ce que les décisions prises soient effectivement réalisées ;

• veille à la bonne tenue des réunions, notamment par le respect des ordres du jour et en veillant à ce que chaque membre ait la parole et soit écouté ; joue éventuellement le rôle de modérateur ;

• centralise les infos ;

 

 

un vice-président qui :

• apporte son aide au (à la) Président(e) ;

• assume les charges du (de la) président(e) en cas d’indisponibilité ;

 

 

un secrétaire qui :

• rédige les convocations aux réunions et veille à leur diffusion ;

• s’assure qu’un compte rendu des réunions soit rédigé, veille à sa diffusion et en conserve une copie ;

• s’assure que les documents prévus par la loi soient transmis à qui de droit (greffe du tribunal, Moniteur belge…) ;

• établit les courriers officiels décidés par le CA et l’AG, … ;

• assure la gestion du courrier, des communications téléphoniques et électroniques ;

• assure la circulation de l’info dans le CA et le Comité ;

• tient les archives de l’ASBL ;

 

 

un trésorier qui :

• veille à la bonne santé financière de l’ASBL à court et à long terme ;

• assure la tenue journalière des comptes et les contacts avec les organismes bancaires ;

• effectue les différents paiements en temps utile ;

• veille au respect des procédures internes (voir point 4) ;

• conserve les archives de la comptabilité ;

• établit les comptes annuels et budgets conformément aux prescrits légaux en la matière ;

• peut être secondé pour la tenue et la présentation des comptes par un autre administrateur ;

• est chargé de percevoir le paiement des locations et des cautions, ainsi que de réclamer éventuellement aux utilisateurs les indemnisations prévues en cas de manquement ou de dégâts.

 

 

 

4. Règles de gestion de la trésorerie

 

4.1. Le suivi des opérations se fera au niveau du compte bancaire de l’asbl. Lorsqu'il y aura une activité particulière requérant la tenue d'une caisse de numéraires (billets et pièces), un retrait sera effectué à partir du compte bancaire par le trésorier pour mettre un fonds de caisse à la disposition du ou des responsables de l'activité. Le décompte des recettes se fera en fin d'opération et le montant récolté sera versé sur le compte bancaire.

 

4.2. Pour la location de la salle ou d'autres lieux de la Maison de Village, il sera demandé à tout utilisateur de verser sur le compte de l’asbl le montant requis (éventuellement par l'intermédiaire du responsable qui en aurait reçu le loyer en cash).

 

4.3. En cas d’indisponibilité du trésorier, celui- ci s’assure que ses tâches seront reprises par un autre administrateur ayant accès aux comptes, afin de permettre le bon fonctionnement financier de l'ASBL. 

 

4.4. Le trésorier rédigera régulièrement un historique, sous la forme d'un fichier PDF afin de permettre à chaque administrateur de suivre les mouvements du compte bancaire.

 

4.5. Toute dépense réalisée au nom de l’asbl doit avoir reçu l’autorisation préalable du trésorier. Le remboursement de ces frais ne pourra se faire que sur présentation de justificatifs en bonne et due forme (facture, note de frais, souche).

 

4.6. Toute dépense supérieure à 100 € doit avoir reçu l’autorisation préalable du trésorier et du président.

 

 

5. Le Comité

 

5.1 Le Comité de la Maison de Village de Burnontige est composé de toutes les personnes du village, membres ou non de l’asbl, qui s’impliquent régulièrement ou ponctuellement dans l’organisation des activités organisées par la Maison de Village.

 

5.2 Les membres du Comité sont invités par le président du CA à toutes les réunions d’organisation et d’évaluation des activités et participent aux décisions qui concernent ces activités.

 

5.3 Le CA peut inviter les membres du Comité à ses réunions. Dans ce cas, ils ne participent pas aux décisions que le CA doit prendre dans le cadre de ses attributions propres.

 

 

6. Communication

 

6.1 Communications internes. Par souci d’efficacité, la communication à l’intérieur du CA et du Comité se fait principalement par messages électroniques. Il est donc indispensable que chacun relève ses messages régulièrement. Les personnes ne disposant pas d’adresse électronique le signalent au secrétariat qui prend les dispositions nécessaires pour maintenir ces personnes informées. Le secrétariat tient à jour les coordonnées des membres de l’asbl et du Comité. Il est de la responsabilité de ceux-ci de signaler au secrétariat tout changement d’adresse ou de téléphone.

 

6.2 Communications externes. Afin de développer la dynamique participative dans le village, il est nécessaire de tenir tous les membres de l’asbl et l’ensemble des habitants du village régulièrement informés de l’évolution de la Maison de Village et des activités qui y sont organisées. L’information via la distribution de toutes boites est privilégiée, de manière à pouvoir atteindre tous les habitants.